Zahlreiche Online-Schulungen führen in das neue System ein
Im FIS sollen alle Forschungs- und Transferaktivitäten der HAWK gesammelt, sichtbar gemacht und auch für Berichtsanforderungen aufbereitet werden. Das FIS will einerseits die Transparenz bezüglich Forschungsvorhaben und -ergebnissen gegenüber internen und externen Interessierten deutlich erhöhen und andererseits Arbeitsprozesse für Forschende simplifizieren und straffen, um so einen Beitrag zur Verbesserung der standort- und fakultätsübergreifenden Zusammenarbeit zu leisten.
Zur Verfügung stehen sollen am Ende umfassende Informationen zu allen die Forschung betreffenden Aspekten. So wird in Forschungsprofilen nicht nur deutlich, wer an welchen Themen forscht, sondern auch, wer über welche Ressourcen, Labore und Geräte uvm. verfügt und welche Ausstattung gemeinsam genutzt werden könnte. Maßgeblich erweitert werden soll der im Kerndatensatz Forschung nur als „Patente und Ausgründungen“ abgebildete, für die HAWK als angewandte Hochschule aber sehr zentrale Aspekt des Transfers. Dieser soll auch Informationen zu weiteren Formen des Transfers wie Kooperationen, Veranstaltungen, Gutachtertätigkeiten sowie Preise und Auszeichnungen uvm. enthalten.
Das FIS mit der Software HISinOne befindet sich noch im Aufbau und wird sukzessive weiterentwickelt. In der ersten Ausbaustufe des FIS sind bislang Basis-Daten gemäß Kerndatensatz Forschung abgebildet (Der Kerndatensatz Forschung (KDSF) ist ein Standard für eine harmonisierte Erfassung und Vorhaltung von Forschungsinformationen für das deutsche Wissenschaftssystem und beruht auf Empfehlungen des Wissenschaftsrats). In weiteren Stufen wird das FIS zu einem Forschungsmanagementsystem (FMS) ausgebaut. Dazu sollen zentrale Prozesse abgebildet, Workflows etabliert, Managementtools eingebunden, Berichte sowie Kennzahlen und Statistiken zur Verfügung gestellt werden und es sind Schnittstellen zum Import und Export der Daten geplant.
Dabei hat die HAWK viele Gestaltungsmöglichkeiten. Sie steht in einem engen Austausch mit dem Softwarehersteller HIS eG und kann ihre Ideen und Anforderungen aus der Anwendungsperspektive in die bedarfsgerechte Weiterentwicklung der Software mit einfließen lassen.
Zum Entwicklungssprozess:
Im Vorfeld fanden an der HAWK Workshops statt, bei denen der Status Quo der Forschungsinformationen ermittelt, Anregungen aufgenommen sowie Wünsche und Anforderungen an ein Forschungsinformationssystem definiert wurden. Nach einem Vergleich der am Markt verfügbaren Möglichkeiten fiel schließlich die Entscheidung für das neu entwickelte Produkt der HIS eG. Es folgten unzählige Gespräche zur Ab-stimmung und Prozessgestaltung mit dem Softwarehersteller und denjenigen Fachabteilungen, die für die Forschungsverwaltung relevant sind. Die Software wurde an die Anforderungen der HAWK angepasst. Zahlreiche wertvolle Daten zu Forschungs- und Transferaktivitäten der Wissenschaftlerinnen und Wissen-schaftler aus den Jahren 2018 und 2019 wurden eingesammelt und initial in das System eingebracht. Im Frühjahr 2020 konnten sich die ersten Wissenschaftler und die Fachabteilungen mit dem Produktivsystem vertraut machen. Im Sommer 2020 folgte eine intensive Pilotphase, in der weitere HAWK-Mitarbeitende das FIS testeten. Die Anregungen dieser Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler konnten in die Weiterentwicklung des FIS einfließen. Schließlich wurden nun im November 2020 knapp 60 weitere HAWK-Angehörige für die Nutzung des FIS online geschult und können das System ab sofort mit Informationen zu ihren Forschungsaktivitäten bereichern.
Die Bedienung des FIS ist intuitiv und weitestgehend selbsterklärend. Da es sich jedoch noch im Aufbau befindet, konnten noch nicht alle Anforderungen umgesetzt werden und einige Datenfelder sind noch nicht (komfortabel) verfügbar. Zur Unterstützung sind Leitlinien zur Nutzung des FIS entstanden, die mit Weiterentwicklung des Systems regelmäßig angepasst werden.
