Teamassistenz (m/w/d) in der Abteilung Finanzen

Terminkoordination:

Überwachung der Terminpläne der Abteilungsleitung, Koordination der Termine zu den Jahresabschlussarbeiten

Schriftverkehr:

Erstellung von Kopien und/oder Scans, Anfertigung von Honorar- und Werkverträgen nach Vorgabe vom Justiziariat, Vertragsablage und Koordination der Vertragsunterzeichnungen, Versendung von Spendenbestätigungen - laufend, ggf. Digitalisierung von manuellem Schriftverkehr

Postverteilung:

Verteilung der Post an die Sachbearbeiter*innen (m/w/d) der Abteilung, Sichtung des E-Mail-Postfachs der Abteilung und Weiterleitung an die Sachbearbeiter*innen (m/w/d) der Abteilung oder an das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Bearbeitung und Überwachung des Postlaufs im DMS

Allgemeine administrative/organisatorische Tätigkeiten:

Übernahme des Telefons der Abteilungsleitung, Überwachung der Aktualität aller Formblätter, Anpassung der Formblätter an Neuerungen, Überwachung von Klärungsfällen aus den Buchungsrückläufern und allgemeine Ablage

• Abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), abgeschlossener Verwaltungslehrgang I, abgeschlossene Ausbildung zum*zur Kaufmann*Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Kundenorientierung sowie Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
• Routinierter Umgang mit den MS-Office-Programmen
• Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
• Organisationsgeschick sowie strukturierte, sorgfältige vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• Teamgeist und Loyalität sowie Durchsetzungs- und Kommunikationsvermögen im Kontakt mit unterschiedlichen Schnittstellen